Verslag Ronde tafel bijeenkomst: Bouw – miscommunicatie, faalkosten en wat een betere samenwerking kan opleveren.

Op 11 mei 2017 organiseerde vanJoris in het kader van zijn 1-jarig bestaan een Ronde Tafel Sessie met als onderwerp: Bouw – miscommunicatie, faalkosten en wat een betere samenwerking kan opleveren. Dr. Marcel Noordhuis vertelde over de waarde van Ketensamenwerking en zijn visie op de implementatie. Een onderzoek over de bouw en de matige wijze van juiste communicatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de gehele keten, van ontwerp tot en met ingebruikname van het op te leveren object. De deelnemers aan de bijeenkomst hebben diverse functies: Directeur Vastgoed bij een grote gemeente, Manager Realisatie & Beheer bij een toonaangevende gemeente, contractmanager van grote infraprojecten, een bouwrechtadvocaat, Hoofd Opdrachtgeving bij een grote gemeente en een manager planontwikkeling bij een grote aannemer. Doordat zoveel diverse functies vertegenwoordigd werden, ontstond er een interessante discussie.

Marcel Noordhuis heeft jarenlang onderzoek gedaan naar het verschil tussen traditioneel werken en ketensamenwerking in de woningbouwsector. Eén van de conclusies uit zijn onderzoek is dat juist op het raakvlak waar de verschillende partijen (opdrachtgever, hoofdaannemer, onderaannemer) met elkaar moeten samenwerken de meeste faalkosten ontstaan. Bij ketensamenwerking werken diverse partijen tegelijkertijd of opeenvolgend aan een project. Ondanks dat hij er geen onderzoek naar heeft gedaan is hij van mening dat de resultaten uit zijn onderzoek in de woningbouwsector ook van toepassing zijn op de GWW-sector.

Ketensamenwerking is gebaseerd op 6 uitgangspunten:

  1. Project overstijgende samenwerking:

De samenwerking in de keten is een samenwerking voor meerdere projecten. Deze samenwerking is gebaseerd op gelijksoortige ambities en deling van expertise.

  1. Delen van informatie:

Binnen de keten dienen partijen informatie te delen om zo goed mogelijk op elkaar ingespeeld te raken.

  1. Vroege betrokkenheid van alle partners:

Hoe eerder alle partijen betrokken raken, hoe groter de kans is dat de opdracht vroegtijdig helder is en hoe kleiner de kans dat er herstel nodig is, waardoor faalkosten verminderen.

  1. Continue verbeteren:

Als partijen in de ketensamenwerking ben je integrale verbeterpartners. Uitgangspunt is dat je elkaar verder helpt om tot de gezamenlijke doelstelling te komen.

  1. Gezamenlijk monitoring systeem:

In de keten de geleverde prestaties in projecten en van partners voortdurend evalueren, toetsen van geleverde prestaties aan afgesproken prestaties en inzicht verkrijgen van de totale prestatie voor alle partijen.

  1. Gezamenlijk incentive systeem:

Als partijen binnen de keten ben je samen verantwoordelijk voor het delen van kosten, de opbrengsten, risico’s en winsten. Het stimuleert partijen om gezamenlijk het beste resultaat te halen en elkaar op weg te helpen.

Al pratende werd vanuit drie invalshoeken met elkaar gediscussieerd.

  1. Maatschappelijk vastgoed, publieke markt
  2. Infra
  3. Vastgoed, Private markt

Een drietal onderwerpen zijn naar aanleiding van de presentatie verder uitgediept:

  1. Is meer standaardisatie mogelijk?
  2. Is ketensamenwerking wel mogelijk in de publieke markt, waar aanbesteding een verplichting is?
  3. De rol van de politiek in de samenwerking

Ad 1 Is meer standaardisatie mogelijk?

Uit het onderzoek van Marcel Noordhuis blijkt dat in de bouw weinig aandacht wordt geschonken aan monitoring en leren van ervaringen uit het verleden. Het komt nog te vaak voor dat elk project als een uniek project wordt gestart die vervolgens gepaard gaan met de gebruikelijke faalkosten. Terugkijken om te leren van fouten om het de volgende keer beter te doen zou vaker moeten worden toegepast. Door deze manier van werken wordt er door weinig aannemers gewerkt aan standaardisering waar dat mogelijk is.

Harry van Dam geeft aan dat de BAM momenteel wel bezig is met een beweging naar maatconfectie binnen bouwprojecten. Er wordt gekeken naar bestaande concepten met vaste partijen (een consortium) die goed aansluiten bij de doelstellingen van de opdrachtgever. Het resultaat van deze bestaande concepten is al bewezen. Via confectie aangevuld met maatwerk wordt de opdracht vervolgens relatief snel en goedkoper uitgevoerd.

Waar eerder aannemers zochten naar mogelijkheden voor meerwerk door hiaten in de uitvraag, werd door Harry van Dam aangegeven dat zij nu minderwerk verkiezen boven meerwerk. Minderwerk zorgt ervoor dat de werkzaamheden volgens planning verlopen. Tevens is het voor de aannemer wenselijk dat er zoveel mogelijk informatie en duidelijkheid verschaft wordt bij start van het project. Dit zorgt voor een realistische planning en een zo helder mogelijke prijsstelling en voorkomt discussie achteraf.

Marcel Noordhuis gaf ook nog een suggestie om het leereffect bij opdrachtnemers en opdrachtgevers te stimuleren. Hij gaf aan dat er meer geëxperimenteerd zou moeten worden met het aanbesteden van onderhoudswerkzaamheden via programma’s voor meerdere jaren. In de opdracht neem je dan (een aantal) uitgangspunten van ketensamenwerking mee waarop je tijdens de uitvoering van het contract opstuurt. De aanwezigen waren het erover eens dat hier kansen liggen.

Ad 2 Is ketensamenwerking wel mogelijk in de publieke markt, waar aanbesteding een verplichting is?

Marcel Noordhuis gaf aan dat uit zijn onderzoek blijkt dat ketensamenwerking veel voordelen biedt en faalkosten kan voorkomen. Hij heeft daar ervaring mee opgedaan bij woningbouwcoöperaties. Zoals hierboven ook is aangegeven komt ketensamenwerking pas echt goed van de grond als er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden.

Om de opdrachtnemer zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vereist dit een professionele opdrachtgever. Een professionele opdrachtgever weet wat hij wil, maar durft ook los te laten. Bij een volledig gespecificeerde uitvraag heeft ketensamenwerking minder impact (immers al het denkwerk is dan al gedaan). Jurrien Brombacher gaf ook aan dat het hem opvalt dat in het fysieke domein de behoefte aan de kant van de opdrachtgever nog steeds groot is om te bepalen hoe de opdrachtnemer zijn werk moet uitvoeren. In andere sectoren is dat veel minder het geval en is men al veel verder met functioneel specificeren. Door de wil om technisch te blijven specificeren daagt de opdrachtgever de opdrachtnemer ook niet uit om te leren. Een uitvraag dient dus functioneel gespecificeerd te worden, want op die manier is het mogelijk dat de partijen in de keten een zo efficiënt mogelijke invulling geven aan de vraag en te komen met innovatieve oplossingen.

Een groot verschil tussen de woningbouwcoöperaties en de publieke markt is dat woningbouwcoöperaties niet aanbestedingsplichtig zijn en de publieke opdrachtgevers wel. Dat betekent dat woningbouwcoöperaties makkelijker tot ketensamenwerking kunnen komen waarin ook de opdrachtgever onderdeel is van de keten. Om tot een goede ketensamenwerking te komen moet al vroeg in het traject bekend zijn hoe de keten eruit ziet, dus bij een publieke opdrachtgever moet je dan al heel vroeg in het traject de aanbesteding hebben afgerond. De aanwezigen waren het erover eens dat dat precies de reden is dat ketensamenwerking bij publieke opdrachtgevers niet van de grond komt. De uitdaging blijft om ondanks de verplichting tot Europees aanbesteden toch de goede punten uit ketensamenwerking toe te passen. Hiervoor is ook tijdens de discussie geen pasklare oplossing gevonden.

Overigens gaf Marcel Noordhuis aan dat werken in de keten uiteindelijk een grote verandering met zich meebrengt voor een organisatie en dat zijn ervaring is dat je klein moet beginnen (begin met een klein team die echte projecten in ketensamenwerking uitvoert, en als dat team succesvol is, ga dan steeds meer projecten in ketensamenwerking uitvoeren). In het begin betekent dit dat je wellicht nog een groot deel van de projecten traditioneel uitvoert, maar dat je op basis van gebleken successen, het team dat met ketensamenwerking bezig is steeds verder uitbreidt en er dus steeds meer projecten in ketensamenwerking worden uitgevoerd.

Ad 3 De rol van de politiek in de samenwerking

Het is van belang dat de opdrachtgever zaken als data, business intelligence en ICT op orde heeft. Hierdoor kan de opdrachtnemer in de aanbestedingsfase worden voorzien van zoveel mogelijk relevante informatie en kan hij zijn prijs en werkwijze zo goed mogelijk inrichten. Ketensamenwerking is gebaseerd op vertrouwen. Door Hans Zuurbier werd ingebracht dat werken op basis van vertrouwen lastig kan zijn in een ambtelijke organisatie waar politiek een belangrijke rol speelt. Marcel Noordhuis geeft aan dat op basis van ervaringscijfers de positieve resultaten op tijd, geld en kwaliteit aangetoond kunnen worden en dat door middel van pilot-projecten het management en de politiek wellicht fact-based overtuigd kan worden.

Ketensamenwerking gedijt goed als de opdracht bestaat uit meerdere projecten zodat het team in stand kan blijven en over projecten heen kan blijven leren (leercurve effecten). Dus niet een opdracht opdelen in meerdere percelen, maar slechts één perceel. Dit leidt er dan vervolgens toe dat grote bouwers de opdracht naar zich toe trekken en kleinere lokale aannemers minder kans maken. Ook dat kan politiek gevoelig liggen.

Marcel Noordhuis gaf tot slot aan dat er voorbeelden en ervaringscijfers nodig zijn zodat dit helpt om publiekrechtelijke organisaties te overtuigen van de waarde van ketensamenwerking.

Wij kijken terug op een inspirerende middag en willen Marcel Noordhuis en alle deelnemers heel hartelijk danken voor hun waardevolle inbreng. Marcel Noordhuis houdt een weblog bij over ketensamenwerking.

Contactgegevens

Wipstrikkerallee 95
8023 DW Zwolle
info@vanjoris.nl
M 06 463 07 327

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

vanJoris Passend aanbesteden