Wat is Best Value

Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group van de Arizona State University heeft Best Value Procurement ontwikkeld. Het gaat om een visie: een optimale omgeving waarin experts waarde toevoegen en kosten minimaliseren.

De betekenis van Best Value Procurement

In de Nederlandse overheid is de methodiek Best Value Procurement (of: prestatie-inkoop) de laatste jaren vaak toegepast. Nederlands is één van de grootste aanhangers van deze methodiek en onderliggende gedachtegoed.

Een goed begin is het halve werk, zo luidt het Nederlandse gezegde. Voor projecten geldt dat ook: het behaalde resultaat van een project wordt bepaald door hoe goed het project is voorbereid. In Best Value trajecten ligt de nadruk op het voortraject in plaats van op controle achteraf. De opdrachtgever faciliteert, de opdrachtnemer heeft de leiding. Centraal staan:

  • de expertise van de opdrachtnemer en
  • het transparant maken van de behaalde resultaten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Best Value aanbesteding

Bij prestatie-inkoop heeft de opdrachtnemer dus de leiding. Marktpartijen krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Het idee is dat inschrijvers het voordeel hebben door beperkte kosten in de aanbestedingsfase en meer mogelijkheden hebben om zich te onderscheiden van hun concurrenten. Het voordeel voor de opdrachtgever zou een beter resultaat moeten zijn, zonder dat zij iedere stap van de opdrachtnemer hoeft te controleren. Dit betekent wel dat een opdrachtgever moet 'durven' loslaten.

Het aanbestedingsproces bestaat uit de volgende vier fasen:

Best Value Procurement

Voorbereidingsfase Best Value
In de voorbereiding is de opdrachtgever onder meer aan zet om de projectdoelstelling te beschrijven waarbij het ‘wat’ centraal staat en niet ‘hoe’, na te denken welke informatie de inschrijvers nodig hebben om een goede inschrijving te kunnen maken, een plafondbudget vast te stellen en de aanbestedingsdocumenten te schrijven. En eventueel opleidingsbijeenkomsten te organiseren voor inschrijvers die nog niet bekend zijn met de methodiek en het gedachtegoed.

Selectiefase Best Value
In deze fase wordt aan de hand van verschillende criteria bepaald wie de meest geschikte inschrijver is. De selectie bestaat uit het beoordelen van de gunningscriteria: de ingediende schriftelijke plannen, te weten een prestatie-onderbouwing, een risico-dossier en een kansendossier. Na de beoordeling hiervan volgen de interviews (‘Kwalificatie en ervaring van de sleutelfunctionarissen en hun rol in de organisatie’). Dit laatste criterium is bedoeld om te bepalen of de personen die daadwerkelijk een belangrijke rol vervullen in het project, de projectdoelstelling doorgronden. Zo probeer je te voorkomen dat een goede tekstschrijver prachtige plannen schrijft, maar dat de mensen die het project uitvoeren daar geen kennis van hebben.

Concretiseringsfase Best Value
Na voorlopige gunning krijgt de beoogd opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van begin tot eind te plannen (hij schrijft een plan van aanpak) en worden de hierboven genoemde schriftelijke plannen geverifieerd.

In deze fase worden alle risico’s tot in detail besproken. Ook eventuele risico’s die de beoogde opdrachtnemer niet had voorzien in het door hem aangeleverde risicodossier komen daarbij aan de orde. De opdrachtnemer is aan zet als expert: hij neemt de leiding.

Alleen de aanbieder die het best gescoord heeft gaat door naar deze fase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders. Uit jurisprudentie blijkt dat wanneer de inschrijving tóch niet voldoet, deze als ongeldig terzijde moet worden gelegd. Daarna dient de eerstvolgende inschrijving tot deze concretiseringsfase te worden toegelaten.

Uitvoeringsfase Best Value
Na de vorige fase is er een gedetailleerde planning, zijn de risico’s en beheersmaatregelen beschreven en zijn de juiste mensen en expertises betrokken. De opdrachtnemer is nog steeds in de lead en rapporteert wekelijks aan de opdrachtgever over de afwijkingen van de voortgang van het project. In deze zogenaamde Weekly rapporteert de opdrachtnemer over de ontwikkeling van de risico’s (voorzien als onvoorzien) in termen van tijd, budget en kwaliteit.

De veranderde relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kan even wennen zijn: het is makkelijk om terug te vallen in oud gedrag van managen, sturen en controleren. De Best Value opdrachtnemer neemt een voorbeeldrol aan en kan de opdrachtgever helpen. Het succes van het project valt of staat met het op een juiste manier handhaven van de Best Value principes.

Lees hier meer over aanbestedingsprocedures in het algemeen.

Edith

Meer weten over Best Value?

Bel 06-46307327 of mail rachel@vanjoris.nl  

Contactgegevens

Wipstrikkerallee 95
8023 DW Zwolle
info@vanjoris.nl
M 06 463 07 327

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

vanJoris Passend aanbesteden